FAQ

Dialogfreudig bietet Ihnen einen KI-Sprachassistent, der Anrufe entgegennimmt, Anliegen strukturiert erfasst, eine anamneseorientierte Abfrage nach Ihren Vorgaben durchführen kann und die Informationen so aufbereitet, dass Ihr Team sie schnell und sicher abarbeiten kann – ohne Warteschleife und ohne Besetztzeichen.

Dialogfreudig ruft auch zurück: Viele Anrufer benötigen nur eine kurze Information. Dies kann unser KI- Sprachassistent für Sie übernehmen. Ihre Mitarbeiter müssen keine Rückrufe tätigen, wo Sie eventuell niemanden erreichen. Das übernehmen wir für Sie.

Sie reduzieren ständiges Klingeln und Unterbrechungen, vermeiden lange Termindiskussionen und entlasten die Anmeldung. Statt „Telefonstress“ sieht Ihr Team in unserem Portal kurze, klare Zusammenfassungen und ordnet Anliegen gezielt zu – Rückrufe werden dadurch deutlich kürzer und planbarer.

Bis zu 90 % weniger Telefonaufkommen ist gut möglich. Die tatsächliche Entlastung hängt jedoch davon ab, welche Prozesse Sie aktivieren und wie Ihr Fachgebiet/Patientenmix aussieht.

Weil wir keine Baukasten-Dialoge ausrollen, sondern Ihren Assistenten wie einen Maßanzug auf Ihre Abläufe konfigurieren: Terminlogik, Fragen, Prioritäten, Formulierungen, Weiterleitungen (z. B. Apotheke/ärztliche Kollegen/Notfälle) – so, wie Ihre Praxis tatsächlich funktioniert.
Nur so kann ein KI- Assisent wirklich eine effektive Entlastung gewährleisten und nicht noch mehr Arbeit produzieren.

Ganz einfach, weil Sie uns nicht alles erklären müssen: Fachbegriffe, typische Abläufe, KV-Logik (z. B. TSVG, EBM-Realität, IGel) und die Probleme am Empfang sind Alltag für uns – wir wissen, wovon Sie sprechen.

Hinter Dialogfreudig steht ein Team aus medizinischer Praxisnähe und IT-Umsetzung: Dr. Philipp Wagner (Orthopädie/Unfallchirurgie, Schnittstelle Medizin/IT), Stefan Schaepen (Server/IT-Sicherheit/Programmierung) und Matthias Nebelung (Wirtschaftsinformatik/Prozessautomatisierung).

Sie erhalten von uns eine eigene Telefonnummer. Hierunter ist Ihr Assistent erreichbar. Ihre bestehende Praxisnummer wird technisch unkompliziert per Weiterleitung darauf geschaltet.

Nie - dank modernen SIP- Trunk- Technologie können wir nahezu unbegrenzt Anrufe parallel annehmen.

Ja. Sie entscheiden frei, zu welchen Zeiten Ihr KI- Assistent übernimmt – 24/7, bei Bedarf auch erst nach primärem Klingeln, oder Sie überlassen dem Anrufer die Wahl zwischen "gleich mit der KI sprechen" oder "Warteschleife".

Ja, das ist kein Problem, so wie Sie es wünschen:
Wie vielleicht bisher auch, Sie konfigurieren Ihre Telefonanlage, wann und unter welchem Menüpunkt der KI-Assistent übernehmen soll.

Ja. Ein typisches Setup ist: Das Telefon klingelt zuerst 20–30 Sekunden in der Praxis. Wenn niemand abnimmt, übernimmt automatisch der Assistent.

Sie benötigen

1. Einen Telefonanschluss.
2. Die Möglichkeit Ihre Nummer auf eine andere Nummer weiter zu leiten.
3. Einen PC mit Internet für den Zugang zu unserem Portal.

Uns ist kein Anbieter bekannt, der nicht eine Weiterleitung auf eine andere Nummer anbietet - mehr benötigen Sie nicht.

Er nimmt Anrufe an, erkennt das Anliegen und führt den Anrufer strukturiert durch typische Praxisfälle wie Terminanfragen, Verordnungen/Rezepte, Rückrufbitten oder organisatorische Fragen. Je nach Ihrer individuellen Konfiguration fragt er die Informationen ab, die Sie für eine schnelle Bearbeitung benötigen. Den Möglichkeiten sind hier kaum Grenzen gesetzt, wir passen Ihren Assistenten so an, wie Sie es wünschen und benötigen.

Unser Assistent ruft auch zurück: In Ihrem Browser basierten Portal können Sie die zu übermittelnde Information als Text eingeben, die KI erledigt den Rest, bis der Anrufer erreicht wurde.
Sämtliche Vorgänge werden im Portal übersichtlich dokumentiert.

Viele Anrufer wünschen immer „sofort“ einen Termin. Statt subjektiver Dringlichkeit erfasst der Assistent den Kontext und stellt gezielte Rückfragen (z. B. Beginn, Verlauf, Lokalisation, Stärke der Beschwerden -nach alltagstauglichen Kriterien) – so wie es Ihre erfahrene MFA tun würde. Das macht Terminkategorien sinnvoll nutzbar und reduziert Fehlbuchungen. Dieser vielleicht kleine aber feine Unterschied ergibt für Sie erst den richtigen Nutzen und reduziert Arbeit wirklich.

Ja, es gibt kaum eine Grenze!
Diese Logiken können in die Terminsteuerung einbezogen werden – passend zu Ihren internen Regeln und Termin-Strukturen. Wir besprechen zunächst in einem fachlichen Gespräch Ihre spezifischen Anforderungen und konfigurieren den Assistenten ganz nach Ihren Wünschen.

Der Assistent ist auf natürliche Gesprächsführung ausgelegt: Er erfasst den gesamten Kontext (nicht nur Stichwörter) und kann bei Unklarheiten fokussiert nachfragen, bis die informationstragenden Punkte sauber vorliegen.
Sie können davon ausgehen, dass jeder Anrufer, den Sie verstehen, auch von dem KI- Assistenten verstanden wird.

Sie erhalten eine browserbasierte Übersicht, erreichbar von jedem PC:

• Liste aller Anrufe/Anliegen
• Kurze Zusammenfassung in wenigen Sätzen
• Klare Klassifikation (z. B. Terminanfrage, Verordnung, Terminbuchung, Notfall)
• In der Detailansicht eines Gespräches zudem
  • ein vollständiges Gesprächsprotokoll (Transkript)
  • Übersicht über vorausgegangene Anrufe und deren Zusammenfassung
  • Status/Zuordnung zu Mitarbeitenden
• Statistiken

Ein Anrufbeantworter muss umständlich abgehört und die Nachrichteninhalte notiert werden. Das kostet Zeit (und Nerven). In unserem Browser- basierten Portal erhalten Sie zu jedem Anruf eine knappe, aber präzise Gesprächszusammenfassung in wenigen Sätzen. So ist auf einen Blick klar, worum es bei dem Anruf ging.

Ja, selbstverständlich!

• Der Zugang zum Portal ist durch Verschlüsselung und eine 2- Faktor- Authentifizierung geschützt.
• In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick den Bearbeitungsstatus (offen, in Bearbeitung, erledigt).
• Aufgaben können an beliebig viele Mitarbeiter/ Arbeitsgruppen zugewiesen werden.

Ja, unsere Agenten können auch zurück rufen!

Bei einer großen Anzahl der Anrufe benötigt der Anrufende nur eine Information.
Kurze Rückrufe („Ihr Rezept liegt morgen bereit“, "Ihr Termin ist heute um 12 Uhr") kosten sonst unverhältnismäßig viel Zeit, oder man erreicht Niemanden. Über unser Portal kann Ihr Team den Assistenten beauftragen: Er ruft an, übermittelt die Information klar und dokumentiert den Vorgang.

Unsere Sprachtechnologie ist auf natürliche Dialoge ausgelegt: kurze Reaktionszeiten und menschlich wirkende Betonung/Pausen sorgen für ein flüssiges Gespräch ohne „Maschine“-Gefühl.

Sie können zwischen unterschiedlichen Geschlechtern und Stimmen wählen- auf Wunsch auch Ihre eigene.

Ja. Es gibt eine große Auswahl verschiedener Stimmen beider Geschlechter- auf Wunsch kann sogar eine eigene Stimme genutzt werden.

Unsere KI- Assistenten sind Meister der Souveränität. Selbst bei wüsten Beschimpfungen würde das Gespräch ruhig und respektvoll bleiben. Ihr KI- Assistent lenkt das Gespräch zielgerichtet in die korrekte Bahn.

Ja, ...welche Sprache möchten Sie?

Grundsätzlich ja, aber...
...hier ist entscheidend, welche Software sie genau nutzen.

• Wenn Sie bereits ein online- Buchungsportal verwenden, sollte dies kein Problem darstellen.
• Für die direkte Kommunikation mit Ihrem PVS benötigen wir eine Schnittstelle. Aktuell bietet noch kaum ein PVS- Anbieter entsprechende Schnittstellen an. Diesen Aspekt müssten wir für Ihre Praxis individuell besprechen.

In jedem Fall erhalten Sie eine Zusammenfassung des Gespräches (also mit knapper Anamnese) in Ihrem Portal. Sie erhalten so immer alle notwendigen Informationen und behalten die volle Kontrolle über alle Anfragen.

Nein. Der Assistent dient der strukturierten Erfassung, schlägt Termine vor und kann Gespräche weiter leiten. Er stellt keine Diagnosen und ersetzt Ihre ärztliche Einschätzung nicht. Die Entscheidungshoheit bleibt immer in Ihrer Praxis.

Ja – nach Ihren Vorgaben. Bestimmte, klar definierte Notfallkonstellationen können so erkannt werden, so dass ein Anruf direkt in die Praxis durchgestellt wird. Hierbei erfasst die KI nicht nur einzelne Stichworte (Sturz, Schmerzen), sondern den gesamten Gesprächskontext und stellt auch geziehlte Rückfragen ("Sie sind gestern gestürzt und haben Schmerzen am Handgelenk. Wurde Ihr Handgelenk bereits ärztlich gesehen und geröngt?")

Bei einer Weiterleitung übergibt der KI-Assistent das Gespräch nach einer kurzen Zusammenfassung, so dass derjenige, der den Anruf entgegen nimmt, bereits informiert ist (Herr Müller ist am Vortag gestürzt und hat starke Schmerzen am linken Handgelenk, bisher ist noch keine ärztliche Vorstellung erfolgt. Ich verbinde nun das Gespräch).

Ja. Sie entscheiden, welche Berufsgruppen oder Organisationen bei einem Anruf direkt mit der Praxis verbunden werden sollen. Unser KI-Assistent übergibt das Gespräch nach einer kurzen Zusammenfassung, so dass derjenige, der den Anruf entgegen nimmt, bereits über den Anrufer und sein Anliegen informiert ist.

Ja, dies ist eine gesetzliche Vorgabe. Der KI- Assistent gibt sich zu Beginn des Gespräches klar als solcher zu erkennen.

Ja. Datenschutz ist bei uns kein Zusatz, sondern Grundvoraussetzung:

• Der beste Schutz besteht für Daten, die gar nicht erst vorhanden sind: Unser Assistent erfragt persönliche Daten erst, wenn Sie für eine weitere Bearbeitung notwendig sind.
• Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.
• Die Übertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
• Der Zugang zu Ihrem Browser- Portal erfolgt ebenfalls verschlüsselt und mit einer 2- Faktor- Authentifizierung.

Daten dürfen nicht unberfistet gespeichert werden. Die Löschfrist ist in Stufen konfigurierbar und richtet sich danach, wie lange die Daten für Ihre Bearbeitung, inkl. Dokumentation benötigt werden (häufig sind 30 Tage praktikabel).
Audioaufzeichungen werden nicht gespeichert, sondern nur kurzzeitig zur Verarbeitung genutzt und anschließend verworfen. Telefonnummer, Transkript und eine Zusammenfassung wird auf deutschen Servern gespeichert und nach Ablauf der gewählten Frist gelöscht.